きちんと知りたい!ビジネス関係で新年の挨拶をメールで送る時の注意点と例文

お正月を迎え、新年のお仕事がスタートすると最初にしなくてはならないのが取引先への新年の挨拶です。
それぞれの企業で新年の挨拶の仕方は違うと思いますが、パソコンの普及により新年の挨拶をメールで行うという企業も少なくありません。

また、新年の挨拶回りの前にメールで先に送り、より丁寧に新年の挨拶をするという企業もあります。
では、ビジネスメールとして最適な新年の挨拶とはどんな内容なのでしょうか。
注意点や例文を挙げてご紹介したいと思います。

<ビジネスメールを送る際の基本的な注意点>

・メールのタイトルは簡潔に内容がわかるように(例文付き)

新年の挨拶のビジネスメールを送る際に注意しなければならないのが「タイトル」です。
新年の挨拶をメールでする人はたくさんいますので、ウイルスメールが多い時期でもあります。
そんな時に安易なタイトルをつけるとウイルスメールと勘違いされて「迷惑メール」の方に流れてしまう可能性がありますので、タイトルは簡潔に、そして内容がすぐわかるようなものが良いでしょう。

メールを受け取る相手もメールを開封するだけでウイルスに感染することがあるということは知っていますので内容がよくわからない、差出人がわからないようなメールは開かないという人も多いので、最初にタイトルが表示される部分に分かりやすいように内容を書かなければなりません。

例文としては「新年のご挨拶(山田太郎より)」というように、内容と差出人がすぐにわかるようにしておけば開封してくれるでしょうし、「〇〇(株)新年のご挨拶」と自分の社名を入れておくのも良い方法です。

・迷惑メールになりそうなタイトルはつけない

新年の挨拶なので丁寧にメールを送ろうとタイトルに「お疲れ様です」や「お世話になっております」という文章を書く人がいますが、これでは内容も差出人もわかりません。
新年の挨拶メールとしてはふさわしくありませんし、これでは迷惑メールに入ってしまう可能性があります。

迷惑メールに入ってしまうと相手は見ることもありませんし、せっかく送った新年の挨拶メールも届いていないことになります。
内容がわからない、差出人がわからないようなタイトルは相手に読まれない可能性がありますし新年の挨拶メールとしてはふさわしくありません。

必ず内容と差出人が分かるタイトルにしましょう。

・メールの宛先が個人の場合は御中は使わない

メールのタイトルができ、文章を書く時に、ビジネスで新年の挨拶を送る場合は、最初に相手の宛名を書くことになります。

会社名で送る場合は文頭の一番左に「〇〇〇〇株式会社 御中」と書けば良いのですが、個人の方に送る場合は「御中は使いません」
例えば、ある会社のある部署の役職のある方にメールを送る場合の例文は「〇〇〇〇株式会社 〇〇課(〇〇部) 部長 山田太郎様」という内容になります。

この時に会社に御中をつけてしまうと不適切な文章になってしまいますので、御中ではなく、
最後の人名に様をつけるようにします。

社内で挨拶メールを送る時の例文は「〇〇課(〇〇部) 部長 山田太郎様」という宛名が適切です。
役職がない場合は、役職の部分だけを除けば問題ありません。

・メール内の文章は3行までで区切り行間をあけると読みやすい

これは新年の挨拶だけに限ったことではないのですが、メールを送る時に文章を続けて書いてしまうと文字が詰まったように見えてとても見にくい文章になってしまいます。

新年の挨拶の文章は比較的短い文章が多いのですが、それでも続けて書くととても見にくいので最低でも3行続けて書いたら一度文章をしめ、次に書き出す時は1行あけてから書き出すととても見やすい文章になります。

・メールの文末には差出人のアドレスや名前を記載する

新年の挨拶メールを送る際に、最後に差出人となる自分のメールアドレスや名前、電話番号などを記載します。
これはマナーとしても必要なことですので、必ず明記するようにしましょう。
例文としては、文章を最後まで書き終えたら、2行ほどあけて
「株式会社〇〇〇〇
〇〇課(〇〇部)山田太郎
Eメールアドレス
電話番号」という準に記載します。

Eメールアドレスと電話番号などは行を変えて書いた方が分かりやすいので感覚的には文章の左側に差出人の名前やアドレスなどがくるようにします。

・ビジネスメールですので絵文字や顔文字は使わない

新年の挨拶で、比較的親しい取引先に絵文字や顔文字を使ってメールを送る方がいらっしゃいますが、絵文字や顔文字は使わないほうが良いでしょう。

いくら親しい取引先でも友達ではないので、年初の挨拶ですからきちんとした方が良いということもあるのですが、パソコンのメールを携帯に転送させる機能を使っている場合、パソコンからパソコンに送ったつもりでも携帯に転送されてしまうと絵文字は化けてしまいます。

ましてや、時間がないからということで携帯で新年の挨拶メールを送る人もいますので、携帯同士でもキャリア(AU、ソフトバンク、docomo)が違うだけでも絵文字や顔文字は文字化けすることがありますので、新年の神聖な挨拶ですから絵文字や顔文字は控えましょう。




<メールで起こりやすいトラブル>

・メールが届かないこともある

新年の挨拶メールで起こりやすいトラブルはメールが届かないということです。
いくら例文などを見て一生懸命かいた文章でも届かない可能性があるということは覚えておきましょう。

年賀はがきは費用がかかりますが、メールですと費用がかからないということで新年の挨拶を
メールで行う企業も増えていますから、新年の挨拶メールが殺到する1月1日〜1月5日くらい
まではサーバーのトラブルであったり、通信回線のトラブル、さらに大晦日から新年にかけては通信制限もかかることが多いのでメールが届かないこともあります。

こちらが送信してから返信がなくても、新年はいつもより相手に届くのに時間がかかると思っている方が良いでしょう。

・セキュリティー面は絶対ではないのでメールで機密情報は送らない

新年の挨拶メールを送る時に最も注意しなければならないのがセキュリティー面です。
メールというツールは100%確実にやり取りできるものではありませんので、新年の挨拶メールを送る時に一緒に依頼されていた見積書などを送っておこうというのは辞めた方が良いでしょう。

ただでさえメール自体、絶対ではないツールの上に新年の挨拶は特にウイルスメールが多い時期になりますので機密情報は送信しないようにしましょう。

・必ずウイルス対策をしているパソコンからメールを送信する

先程からウイルスのお話をしていますが、いくら例文をしっかり学んで新年の挨拶をメールで送信してもウイルスに感染しているパソコンから送信すると相手に多大な迷惑がかかってしまいます。

ウイルスに感染しているパソコンから相手にメールを送ると相手も感染する恐れがありますので必ずウイルス対策をしているパソコンから送るようにしましょう。
新年の挨拶の時は、さらにウイルスが多くなる時期ですのでしっかり対策をしてからメールを送るようにしましょう。

・同じメールを送る場合でもCCやBCCで送信するのは避ける

新年の挨拶メールを送る時に、同じ内容だからとCCやBCCを使うことがありますが、CCやBCCをきちんと使い分ければ大丈夫と思っていませんか?
同じ文章でも、それぞれの相手に文章を少し変えて送るほうが丁寧ですし、どこで同じ内容の文章を相手が目にするかわかりませんので、新年の挨拶は1年の始まりのメールにもないますから、できるだけ1社ずつメールを送信するようにしましょう。

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<ビジネスメールの新年の挨拶の例文>

では、新年の挨拶メールの基本的なことがわかったところで、例文をご紹介していきましょう。
ただし、例文そのまま使うのではなく自分の言葉に変えて使うようにしてください。

・社外向けの新年の挨拶のメール例文

取引先やお客様など社外の人に向けて送る新年の挨拶メールの例文をご紹介します。

「タイトル:〇〇〇〇(株)山田太郎より 新年のご挨拶

本文

〇〇〇〇株式会社
〇〇部 部長 〇〇〇〇様(お客様の場合は「お取引様各位」と書きます)

新年あけましておめでとうございます。

旧年中は格別なお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

本年もより一層精進してまいりますので、ますますのご指導ご鞭撻のほど
よろしくお願い申し上げます。

平成〇〇年 元旦(元日)
(メールを送信した日にちを書きます)

〇〇〇〇(株)
〇〇部 山田太郎
電話番号
Eメールアドレス」

このような内容が一般的になります。

・社内(部下やスタッフ)向けの新年の挨拶のメール例文

では、次に社内で使える新年の挨拶メールの例文をご紹介しましょう。
基本的に社内で送られるメールは部下やスタッフなど目下の人に対してだけです。
目上の人に対してはきちんと年賀状を書いた方が良いですし、もし親しい中で新年の挨拶をメールで送ることが許される相手でも言葉や内容に注意して、書くようにしてください。

「タイトル:〇〇〇〇(株)山田太郎より 新年のご挨拶

皆様、新年あけましておめでとうございます。

旧年中は〇〇〇〇(株)にご尽力いただきありがとうございました。
今年はさらに躍進し、皆様にもご恩返しをしたいと考えておりますので
より一層のお力添えをよろしくお願いいたします。

心を一つにして一緒に頑張っていきましょう。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。

平成〇〇年 元旦(元日などメールを書いた日にちを記載)

〇〇〇〇(株)
代表取締役 山田太郎
電話番号
Eメールアドレス 」

という内容が好ましいでしょう。
もちろん硬すぎるというのであればアレンジしていただいてもかまいませんし、もう少し具体的に書きたい場合は付け足していただいてもかまいませんので、この例文をうまく使って書いてみましょう。

<新年の挨拶メールは例文よりも自分の言葉で>

新年の挨拶メールはビジネス間となると身構えてしまいがちになりますが、内容の構成としては新年の挨拶→昨年お世話になったお礼→今年もお付き合いをしていただきたいというお願いという3つのことが書かれていれば問題ありません。

ですので、例文を見ながら自分の文章に変えて新年の挨拶を書いていくことで自分にしかない挨拶文ができ、相手にも気持ちが伝わりますので、できる限り挨拶メールは自分の言葉で書くようにしましょう。

≪この記事の動画はこちら≫




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